Atribuições

Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos no Ministério Público do Estado do Rio de Janeiro (CPAD/MPRJ):

I - implementar as diretrizes do Plano Nacional de Gestão de Documentos e Memória do Ministério Público, no âmbito de sua atuação, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo;

II - estabelecer rotinas e procedimentos referentes ao controle da produção, avaliação, destinação, armazenamento e acesso de documentos produzidos e acumulados em seu âmbito de atuação, baseados nas diretrizes do PLANAME;

III - propor ao COPLANAME alterações nos instrumentos arquivísticos de gestão documental, previstos no art. 4º, II, da   Resolução CNMP nº 158, de 31 de janeiro de 2017;

IV - estabelecer diretrizes para formação e definição de competências das Subcomissões Permanentes de Avaliação de Documentos;

V - promover e estimular a realização de estudos técnicos sobre a situação dos acervos arquivísticos localizados na respectiva unidade do Ministério Público e sobre a estrutura organizacional existente, no tocante à racionalização das atividades arquivísticas;

VI - incentivar a capacitação técnica, aperfeiçoamento e atualização dos profissionais que desenvolvam atividades de gestão documental no âmbito de sua unidade;

VII - fomentar, em seu âmbito de atuação, a integração, a padronização de procedimentos e a modernização das atividades desenvolvidas nos arquivos institucionais;

VIII - manter intercâmbio com outras comissões, grupos de trabalho ou instituições, cujas finalidades sejam relacionadas à gestão de documentos, para o compartilhamento de ações;

IX - zelar pelo cumprimento da Política de Gestão de Documentos do Ministério Público e pelos dispositivos constitucionais e legais que norteiam as políticas arquivísticas públicas brasileiras, em sua área de atuação.

X - estabelecer a política de gestão de documentos e de arquivos, no âmbito do MPRJ;

XI - criar e manter atualizado o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos;

XII - fixar critérios e rotinas para a preservação de documentos em suporte físico ou digital, critérios que assegurem a autenticidade, a integridade, a segurança e o acesso de longo prazo aos documentos, em face das ameaças de degradação física e da rápida obsolescência tecnológica de hardware, software e de outros formatos;

XIII - deliberar sobre a eliminação de documentos, a partir das listagens apresentadas pelos diversos setores administrativos, elaborando o respectivo termo;

XIV - determinar a separação dos documentos relacionados com as atividades funcionais do Ministério Público que devam ser preservados e incluídos no acervo histórico institucional do Centro de Memória